Piccola impresa a Biella: come proteggere e organizzare i documenti con gli strumenti PDF

Nell’era della digitalizzazione, le pile di fogli sulle scrivanie stanno rapidamente venendo sostituite da desktop e cartelle pieni zeppi di file. Che si tratti di grandi aziende o piccole start-up, mantenere i documenti ordinati e protetti è dunque un must se si desidera migliorare le prestazioni lavorative.

Per fortuna, non è più necessario impiegare tool dal funzionamento complicato e poco intuitivo per fare ciò. Infatti, sempre più developer di software per organizzare file e cartelle puntano a rendere i programmi creati accessibili a chiunque. Anche coloro che non hanno particolare dimestichezza con PC o strumenti simili. Ma perché l’organizzazione dei file è così importante e come si può trarre il massimo dai programmi disponibili oggi?

Perché i PDF sono così importanti?

Iniziamo dal motivo per cui parliamo nello specifico di organizzare PDF. Questo formato è quello maggiormente impiegato negli uffici e nelle aziende data la sua leggerezza, portabilità, possibilità di apporvi firme e varietà di contenuti che può contenere.

Infatti, sebbene si possa pensare ai PDF come semplici documenti di testo, essendo la categoria più comune, le potenzialità del formato in questione non si limitano a ciò. I PDF sono anche ampiamente utilizzati per inviare, ad esempio, mappature o grafiche, come loghi creati con software di grafica vettoriale.

Insomma, quasi tutto può essere salvato e inviato sotto forma di PDF, dai contratti da far siglare a dipendenti o clienti, alla piantina di una casa. Inoltre, si tratta di uno dei pochi formati accessibili anche senza il bisogno di un software specifico, potendo utilizzare anche un normale browser per l’apertura.

Dove sistemare i file per garantirne l’accesso

Oltre al semplice ordine, garantire facile accesso all’evenienza è un altro punto fondamentale da tenere a mente durante l’organizzazione dei file. Per questo motivo, sarebbe consigliabile optare per un cloud online nel quale è possibile creare diverse cartelle, contenenti i documenti divisi per progetto o cliente.

A livello di tempistiche, caricare tutti i file online per poi procedere con la “messa in ordine”, può richiedere più tempo del semplice procedere sul proprio PC con la stessa operazione usando un PDF organizer. Tuttavia, il piccolo sforzo aggiuntivo è ampiamente ripagato dalla possibilità futura di accedere facilmente a tutto il necessario anche da device mobili, per invii e modifiche in qualsiasi luogo e momento.

Come organizzare i file

Scelto il luogo in cui salvare i documenti, il passo successivo è creare cartelle e sottocartelle con denominazioni chiare e precise. Come distribuire e salvare i file è una decisione prettamente personale, ma a prescindere da ciò, il metodo impiegato per la denominazione e organizzazione PDF dovrà poi essere mantenuto nel tempo per garantire continuità e il rispetto dell’ordine creato.

Periodicamente, sarebbe bene fare un controllo generale, soprattutto se si lavora in team, per assicurarsi che tutti stiano rispettando la gerarchia di salvataggio stabilita ed eventualmente riorganizzare i file.

Inoltre, sempre con cadenza regolare, sarebbe opportuno eseguire dei backup, in modo da ridurre al minimo le perdite di documenti in caso di imprevisti. Nel caso si sia optato per un’organizzazione dei file sul proprio PC, si possono acquistare degli hard disk esterni sui quali salvare una copia dei documenti. I cloud online, invece, sono meno problematici da questo punto di vista, perché spesso e volentieri consentono di ripristinare facilmente file eliminati e di salvare backup su più dispositivi.

Garantire maggiore sicurezza

Se si utilizzano gli strumenti giusti, i PDF hanno anche qualcos’altro in più rispetto ad altri formati in aggiunta a quanto già detto. Si può, infatti, rendere PDF non modificabile in modo estremamente semplice, garantendo una maggiore sicurezza.

Per fare ciò, non ci si deve per forza procurare un software particolare, ma basta una connessione internet. Piattaforme online come PDF Guru, danno facile accesso a strumenti di crittografia e aggiunta password per i documenti, così come a diversi altri tool di modifica o conversione formato, adattandosi bene ad ogni necessità si possa avere.

Password e accessi personalizzati

Nel caso specifico della messa in sicurezza dei file, è possibile proteggere PDF da modifiche aggiungendo una password e impostando accessi personalizzati. Con ciò è possibile stabilire chi ha l’accesso al file, chi potrà modificarlo o chi potrà solo visualizzarne il contenuto.

Un’opzione del genere si rivela particolarmente utile se ci si ritrova a gestire file dal contenuto sensibile, trattandosi magari di un contratto, di una lista invitati per eventi speciali, informazioni bancarie e legali, oppure, semplicemente, un resoconto dei dati personali dei propri dipendenti o clienti.

Rendere questi documenti non modificabili o anche solo visibili da terzi, aggiunge un livello di sicurezza e protezione in più sempre apprezzato da coloro con cui si collabora.

Il punto della situazione

Portabilità e leggerezza rendono il PDF il formato migliore per cui optare. Poterli proteggere con password è, poi, la ciliegina sulla torta. Il primo passo per una maggiore efficienza è, però, tenere i documenti in ordine, sia che lo si faccia su cloud o sul PC. Stabilire un metodo di denominazione e una gerarchia di salvataggio precisi migliorerà nettamente la qualità e velocità del flusso lavorativo.