Dal 2025 cambia un aspetto riguardante gli organi amministrativi: ogni amministratore di società deve comunicare al Registro delle Imprese un domicilio digitale personale, cioè un indirizzo di posta elettronica certificata distinto da quello della società. La base normativa è l’art. 1, comma 860, della Legge n. 207/2024. La finalità è quella di garantire trasparenza nelle comunicazioni ufficiali e una tracciabilità che eviti equivoci in riferimento alla ricezione degli atti.
È stato chiarito che la casella di posta dell’amministratore non può coincidere con quella aziendale e che l’obbligo riguarda società di persone e di capitali, oltre alle reti di impresa dotate di soggettività giuridica.
Una precisazione utile riguarda il calendario: per le realtà già attive all’1 gennaio 2025, il termine per mettersi in regola slitta dal 30 giugno 2025 al 31 dicembre 2025, uno spostamento deciso per favorire un adeguamento uniforme. Conviene, quindi, programmare questa azione con un certo anticipo per non concentrare tutto a ridosso della scadenza.
Chi è coinvolto e cosa comporta la mancata attivazione
L’insieme dei destinatari è piuttosto ampio. Rientrano in questa norma gli amministratori di tutte le società di persone e di capitali, gli amministratori delle reti di impresa con soggettività giuridica e i liquidatori, a prescindere dalla modalità di nomina.
Nel caso di un amministratore presente in più società, la normativa ammette l’uso dello stesso indirizzo PEC personale per ciascuna impresa amministrata, soluzione pratica che semplifica la gestione quotidiana.
Restano invece fuori dall’obbligo le società semplici non agricole, i consorzi, le società consortili, gli enti commerciali privi della forma societaria e gli enti non commerciali, anche quando svolgono attività commerciale non prevalente. Il quadro di esclusione evita di gravare strutture che non ricadono nel campo tipico della disciplina societaria.
Le conseguenze del mancato adempimento non vanno sottovalutate. La pratica di iscrizione o di nomina subisce uno stop procedurale e la Camera di Commercio assegna un termine massimo di trenta giorni per regolarizzare. Se la correzione non arriva, scattano sanzioni amministrative da 103 a 1.032 euro, con riduzione di un terzo quando la comunicazione viene trasmessa entro i trenta giorni successivi alla scadenza.
La comunicazione dell’indirizzo dell’amministratore e le eventuali variazioni risultano esenti da imposta di bollo e da diritti di segreteria. Se però la trasmissione avviene insieme al deposito di un atto, per esempio la nomina, restano dovuti i normali diritti legati alla pratica principale.
A cosa serve davvero la PEC personale in ambito aziendale e legale
Una casella PEC intestata all’amministratore funziona come un indirizzo ufficiale capace di certificare invio e ricezione, con data e ora inequivocabili. Il valore probatorio che ne deriva, utile in sede di controllo o contenzioso, fa di questa casella un elemento di affidabilità, non un semplice strumento tecnico.
Nel rapporto con la Pubblica Amministrazione, con i professionisti e con i partner contrattuali, un canale certo consente di evitare, per esempio, discussioni sulla tempestività delle risposte.
Diminuiscono i rischi di smarrimento di documenti e si evita la confusione tra messaggi indirizzati alla società e messaggi destinati alla persona che assume le decisioni.
Nella pratica quotidiana, la casella dell’amministratore riceve convocazioni, comunicazioni dei notai, scambi con Camere di Commercio e Agenzia delle Entrate, note bancarie e assicurative, oltre a richieste di chiarimenti con tempi precisi.
Come attivare rapidamente una casella PEC affidabile
Per mettersi in regola è sufficiente attivare una pec mail tramite un provider affidabile come Register.it, così da garantire la propria reperibilità legale nel rispetto della normativa. Il percorso di attivazione predisposto da Register.it si svolge interamente online non ci sono passaggi complessi.
Si può optare per una casella collegata al proprio nome a dominio, soluzione che rafforza l’identità digitale, oppure per una casella su un dominio messo a disposizione dal provider, scelta comoda quando non esiste ancora un proprio sito sito web.
L’attivazione avviene in pochi semplici passi direttamente dal sito web di Register.it: l’amministratore sceglie il nome dell’indirizzo pec da attivare, compila il modulo con i dati richiesti e carica i documenti necessari, tra cui la copia del documento di identità. La richiesta viene poi verificata dagli operatori e, al termine dei controlli, arriva via e-mail la conferma di attivazione, completa di indicazioni operative per iniziare a utilizzare la casella.
Un piccolo passo amministrativo, ma essenziale per non incorrere in sanzioni
Il quadro normativo, per come si presenta, non richiede procedure complesse, ma solo organizzazione e un calendario ben impostato. È utile, quindi, verificare la posizione della società, controllare se l’amministratore rientra tra i soggetti obbligati e decidere, senza rinviare nel tempo, l’attivazione della casella.
Una volta scelta la PEC personale, la comunicazione al Registro delle Imprese va portata a termine entro la data stabilita. Chi effettua l’operazione subito può evitare blocchi nelle pratiche di iscrizione o nelle nomine e tenere lontane le sanzioni. Inoltre, si risparmia tempo nelle relazioni con enti e professionisti, perché ogni comunicazione formale può basarsi su un canale certo.